وقتی سازمان تامین اجتماعی برای بررسی وضعیت بیمه ای یک شرکت وارد عمل می شود، اولین گام بازرسی دفاتر قانونی است. این مرحله برای تعیین صحت گزارش های ارسالی کارفرما، لیست حقوق و سوابق بیمه انجام می شود. اگر اسناد شما کامل و منظم باشد، فرآیند حسابرسی سریع و بدون دردسر پیش می رود؛ اما در غیر این صورت ممکن است بدهی هایی محاسبه شود که حتی خود کارفرما هم از آن بی خبر بوده است.
مفهوم بازرسی بیمه ای و تفاوت آن با حسابرسی مالیاتی
بازرسی بیمه ای با هدف کنترل تعداد کارکنان بیمه شده، میزان دستمزدها و صحت پرداخت حق بیمه انجام می شود. در حالی که حسابرسی مالیاتی بر درآمد، هزینه ها و مالیات عملکرد تمرکز دارد، بازرسی بیمه ای بر نیروی انسانی و رابطه استخدامی تمرکز می کند. بازرسان تامین اجتماعی ممکن است به صورت میدانی (حضور در محل کارگاه) یا دفتری (بررسی اسناد در دفتر کارفرما) اقدام کنند.
ممیز بیمه ای معمولا مدارکی مثل دفاتر قانونی، قراردادها، فیش های حقوقی، و گردش حساب های بانکی را بررسی می کند تا مطمین شود هیچ نیرویی بدون بیمه مشغول به کار نبوده و پرداخت ها مطابق قوانین انجام شده است.
مدارک مورد نیاز برای بازرسی و حسابرسی بیمه ای
برای جلوگیری از ایجاد بدهی غیرواقعی، باید پیش از حضور بازرس، مدارک خود را آماده کنید. مهم ترین اسناد شامل:
- دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و کل
- قراردادهای پیمانکاری یا استخدامی
- لیست حقوق و مزایای کارکنان هر ماه
- اسناد بانکی مرتبط با پرداخت حقوق و دستمزد
- گزارش مالی سالانه و اظهارنامه مالیاتی
اگر اسناد فوق ناقص باشد، ممیز بیمه ای می تواند بر اساس اطلاعات بانکی یا برآورد میدانی، بدهی جدیدی برای کارفرما در نظر بگیرد. در بسیاری از پرونده ها مشاهده شده که حتی واریزهای شخصی به حساب شرکت به عنوان پرداخت حقوق تلقی شده و برای آن حق بیمه محاسبه شده است.
عواقب عدم ارایه اسناد یا اعلام نیروهای بدون بیمه
در صورت امتناع از ارایه اسناد، سازمان تامین اجتماعی طبق ماده ۴۷ قانون تامین اجتماعی می تواند بدهی را به صورت علی الراس محاسبه کند. این نوع محاسبه معمولا سنگین تر از واقعیت است و قابل اعتراض در هییت بدوی تشخیص مطالبات می باشد.
همچنین اگر بازرسی نشان دهد افرادی در محل کار بدون بیمه فعالیت دارند، علاوه بر مطالبه حق بیمه، جریمه هایی تا سقف چند برابر نیز ممکن است اعمال شود. بنابراین شفاف سازی لیست بیمه و تسویه نیروها اهمیت زیادی دارد.
فرایند اعتراض به بدهی بیمه ای
اگر کارفرما نسبت به برگه بدهی صادر شده اعتراض دارد، باید ظرف ۳۰ روز از تاریخ ابلاغ، اعتراض خود را به هییت بدوی ارایه دهد. در این مرحله باید مستندات کافی مثل قراردادها، فیش حقوقی، یا صورتجلسه حضور و غیاب ارایه شود تا بتوان محاسبه را اصلاح کرد.
در صورت رد اعتراض در هییت بدوی، امکان ارجاع پرونده به هییت تجدیدنظر نیز وجود دارد. تجربه نشان داده که دفاع فنی و مستند در این مراحل می تواند مبلغ بدهی را به شکل قابل توجهی کاهش دهد.
جمع بندی و توصیه کاربردی
بازرسی دفاتر قانونی و حسابرسی بیمه ای یکی از حساس ترین بخش های تعامل میان کارفرما و سازمان تامین اجتماعی است. اگر در طول سال اسناد خود را به صورت منظم نگه دارید و هر قرارداد یا پرداختی را ثبت کنید، در زمان بازرسی هیچ نگرانی نخواهید داشت.
اگر الان با برگه بدهی یا اخطار بازرسی روبرو هستید، قبل از هر اقدامی بهتر است پرونده را یک مشاور بیمه ای یا مالیاتی بررسی کند تا بهترین مسیر اعتراض و اصلاح برایتان مشخص شود.
برای بررسی پرونده بیمه ای یا اعتراض به بدهی، همین حالا از طریق تلگرام با محسن زمانی در تماس باشید یا فرم پایین صفحه را پر کنید.
مرتبط: نحوه اعتراض به برگه بدهی بیمه و درخواست مشاوره مالیاتی برای بررسی دقیق مستندات شما.
